Descifrando el nuevo modelo de licenciamiento de SAP

El nuevo modelo de licenciamiento y precios de SAP se ha convertido en los últimos meses en uno de los asuntos clave para las empresas que emplean este software en su día a día.

Con el objetivo de ayudar a entender este nuevo modelo, AUSAPE —la asociación de usuarios de SAP en España— ha creado una pequeña guía en la que se «descifra» las principales claves de la nueva situación:

DESCIFRANDO EL NUEVO MODELO DE LICENCIAMIENTO

Lo primero que hay que entender es que SAP no vende licencias, sino que cede a sus clientes el derecho de uso de esas licencias. En este sentido, uso es la activación de las funciones de procesamiento del software, es decir, cualquier actividad que suponga la carga, la ejecución, el acceso, el uso del software o la visualización de la información como resultado de activar dichas capacidades.

Este uso puede producirse a través de una interfaz suministrada con o como parte del software, una interfaz del licenciatario u otro sistema intermediario e, independiente del método de acceso, requiere del licenciamiento apropiado.

Hasta ahora se consideraba que existían tres métodos de acceso a los sistemas: el que realiza una persona al entrar en el sistema directamente (acceso humano directo); el acceso que se produce cuando una persona accede a las aplicaciones de SAP (Fieldglass, SuccessFactors, Ariba, Concur…) que están integradas en el Digital Core (ERP, S/4HANA) de SAP y que está regulado por las propias licencias de esas aplicaciones; y el acceso que personas, dispositivos, robots, etc. realizan al Digital Core de cualquier forma y lo usan indirectamente vía software intermediario no-SAP, como un front-end no-SAP, soluciones de clientes o cualquier aplicación de terceros.

El nuevo enfoque se sigue basando en el usuario para los accesos directos, es decir, si hay una conexión directa al sistema, la persona tiene que tener su licencia. Sin embargo, cambia el criterio para el acceso indirecto, que se regirá por el número de documentos o registros de información que se actualizan, en función de nueve tipos que son los más comunes que se registran o generan en un ERP: Ventas, Facturas, Compras, Servicios y Mantenimiento. Producción, Gestión de la Calidad, Gestión del Tiempo, Financiero y Materiales.

Los tres primeros tipos, al igual que los financieros y de materiales, se contabilizarán por líneas de documento, mientras que los restantes por el número de unidades existentes. Y en el caso de los financieros y de materiales, el proceso sería multiplicar el número de documentos por el número de líneas y el resultado por 0,2.

Con este sistema se van a contar los documentos creados en un entorno SAP o los externos a él, que acaban cargándose en el sistema. En cambio, no se contabilizan los documentos que se consultan o modifican. Lo mismo sucede con los documentos subsecuentes que se generan como resultado de un proceso automático del documento original creado a través del acceso indirecto/digital. Por ejemplo, de un pedido surge una factura, y ésta no sería contada. Con estos cambios se está pasando a un modelo de pago por actividad del sistema.

OPCIONES PARA LOS CLIENTES

Tras el anuncio, el cliente actual de SAP tiene tres opciones. Por un lado, seguir con su contrato actual; por otro, continuar con su contrato pero mejorar la transparencia de su acceso indirecto. En este caso, se añadiría un anexo al contrato pero se adheriría a la nueva modalidad, y la inversión realizada en motores se consideraría en un crédito para convertir la inversión al nuevo modelo. Y la tercera opción es la conversión completa al modelo que se acaba de presentar, reemplazando los productos licenciados por nuevos e incluyendo una estructura de licencias simplificada.